Standeskanzlei Kanton Uri: CMI Konsul besthet Feuertaufe

Seit Februar 2008 wird der Regierungsratsprozess der Kantonalen Verwaltung Uri mittels CMI KONSUL gesteuert und verwaltet. Der Kanton Uri ist damit die erste öffentliche Verwaltung, welche im grösseren Umfang mit dem völlig neu aufgesetzten Geschäftkontrollsystem von CM Informatik AG arbeitet.

Adrian Zurfluh, Standeskanzlei des Kantons Uri.

Insgesamt sieben Direktionen (Baudirektion, Bildungs- und Kulturdirektion, Finanz-direktion, Gesundheits-, Sozial- und Umweltdirektion, Justizdirektion, Sicherheitsdi-rektion und Volkswirtschaftsdirektion) liefern nun ihre Eingaben für die Traktandierung der Regierungsratssitzung elek tronisch an die Standeskanzlei. Bereits einen halben Tag nach Eingabeschluss ist die komplette Traktandenliste in CMI Konsul einsehbar. Nach der Sitzung stehen die Beschlüsse den zuständigen Direktionen in CMI KONSUL zur Verfügung. Die Ablösung des alten Systems vollzog sich ohne grössere Probleme; im April wurde die Ein führungsphase abgeschlossen und die Erweiterung der Installations-basis in Angriff genommen.

Im Vorfeld hatte sich eine Projektgruppe mit VertreterInnen der Standeskanzlei, der betroffenen sieben Direktionen, des Informatikamts sowie des Staatsarchivs mehrmals getroffen und Prozesse wie Produkte evaluiert. Die Vorgaben des Regierungsratsbe-schlusses verlangten dabei nach einem Standardprodukt, welches eine weitgehend individuelle Parametrisierung erlaubte. Die Suche nach einem geeigneten Programm erwies sich dabei wesentlich einfacher als die Etablierung durchgängiger Prozesse und festgelegter Zuständigkeiten für die jährlich rund 1300 zu erledigenden Geschäfte. Das hatte nicht zuletzt damit zu tun, dass die verschiedenen Direktionen mit ihren insgesamt 33 Ämtern bei ihrer Geschäftsführung sehr autonom sind. Bereits im ersten Quartal 2007 konnte das Projekt zur Entscheidung an den Regierungsrat überwiesen werden; CMI KONSUL wurde darin als favorisiertes Tool empfohlen. Warum CMI KONSUL? Adrian Zurfluh: «Wir haben drei GEKO-Lösungen evaluiert. CMI KONSUL hat uns einerseits bezüglich des Leistungsumfangs und der Parametrierungsmöglichkeiten
überzeugt, ausschlaggebend waren letztlich die guten Referenzen dieses Produkts.»

In der Folge wurde die Realisierung des Projekts in Zusammenarbeit mit CM Informatik in Angriff genommen. Eine leichte Verzögerung führte dazu, dass das neue Geschäfts-system schliesslich anfangs Februar produktiv eingesetzt werden konnte. Die neue Konfiguration präsentiert sich aus technischer Sicht so, dass nun jede Direktion über einen eigenen Server mit individuell parametriertem CMI KONSUL verfügt. Aus der alten Access-Datenbank wurden alle Geschäfte der letzten 10 Jahre übernommen, allerdings ausschliesslich die Metadaten mit den Hinweisen auf den Speicherort der zu den migrierten Geschäften gehörenden Dokumente. Die Datenmigration hat CM Informatik AG übernommen, sehr zur Zufriedenheit des Kunden, gab es doch nur wenige Nachbesserungen.

Knapp zwei Monate nach der Einführung von CMI KONSUL ist die Abwicklung des Regierungsratsas prozesses bereits Routine. Die an der Sitzung zu behandelnden Geschäfte müssen bis am Donnerstagmorgen an die Standeskanzlei überwiesen werden und bereits am Mittag des gleichen Tages ist die Traktandenliste einseh- und abrufbar. Ebenso zügig geschehen die Auslieferung des Protokolls der am darauf folgenden Dienstag stattfi ndenden Sitzung sowie die Überweisung der Beschlüsse an die zuständigen Direktionen.

Die ersten Erfahrungen fasst Adrian Zurfluh so zusammen: «Insgesamt kann ich ein sehr positives Fazit ziehen. CMI KONSUL ist eine Standardlösung, welche sich einfach an individuelle Anforderungen anpassen lässt. Daher ist auch die Akzeptanz bei den Benutzern sehr hoch. Belegt wird das auch durch die Nachfrage von Regierungs-ratsmitgliedern nach Zugang zu diesem System.»

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